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2020-2021 Budget Process Timeline

Good afternoon,

As we begin planning for the 2020-2021 school year in the Sweetwater Union High School District, we wanted to take an opportunity to remind you about the timelines that we follow as we work through this process. We believe that this is a collaborative effort and we look forward to receiving input from you and all of our stakeholders in the coming months.

Thank you and we wish you all a very Happy Thanksgiving!

Sweetwater 2020-2021 Budget Planning Timeline


Budget Update – 08.14.2019

An excerpt from the August 12, 2019 Board Meeting Superintendent’s Message


Budget Update – 07.26.2019

Message Re: Recent Media about SUHSD

Over the past few days, there has been some discussion in the media about a loan of $12 million that is being offered to the Sweetwater Union High School District by the San Diego County Office of Education. We’d like to take a few moments and share some additional information with our community about this matter.

As most of the community is aware, the 2018-2019 school year was a challenging one for the Sweetwater District. However, with the hard work of all of our stakeholders and the implementation of ongoing budget solutions, our Board of Trustees passed a balanced budget for the 2019-2020 school year.

During the development of our district budget for the 2019-20 school year, several aspects of the district finances were shared, including the district’s practice of temporary borrowing from other funds within the district, specifically the Community Facilities District Fund (Fund 49 – also known as the Mello-Roos Fund).

Since the Sweetwater Union High School District does not receive enough funding from the State to cover payroll expenses in the months of July and August, it is necessary to borrow money to pay our staff.

California Education Code 42603 permits school districts to temporarily borrow from other district funds to address the timing of cash received with certain conditions. Any and all dollars borrowed by the district’s General Fund must be repaid with interest to the fund that was borrowed, thereby increasing the total dollars in the fund upon repayment. Sweetwater has typically borrowed upwards of $70 million from Fund 49 and then repaid it, with interest, once State revenue is received during the school year.

Beginning early in 2019, during presentations to the Board of Trustees, the district shared publicly there would be a balance of between $8 to 14 million still owed to Fund 49 at the end of the fiscal year (June 30, 2019). The final amount owed to Fund 49 as of June 30, 2019 was $12 million.

The fiscal stabilization plan created by the Sweetwater District accounted for this balance. Per the 2019/20 budgeted cash projections the balance is projected to be at $0 by June 30, 2020.

On July 10, 2019, the San Diego County Office of Education (SDCOE) emailed the Sweetwater District with an offer to immediately pay the $12 million back to Fund 49 and Sweetwater would have until June 30, 2020 to pay back the $12 million, plus interest to the SDCOE – approximately $200,000-300,000. The SDCOE Board approved this offer on July 24, 2019 at their regularly scheduled Board Meeting.

Because the Sweetwater District had a balance as of June 30, 2019 there is a finding that will be mentioned in a future financial audit of the district (per California Education Code 42603). Although Sweetwater very much appreciates the willingness of the SDCOE to support our efforts, a loan any time after June 30, 2019 does not change the audit finding.

The next step is for the Sweetwater Board of Trustees to consider the offer made by the SDCOE at a future board meeting, determining if it is in the best interest of the district to borrow these funds. While there are several considerations to take into account, a major factor is repayment of interest. As mentioned earlier, when the district borrows from its own funds and makes repayments with interest, those funds stay within the district. A loan from SDCOE would also have to be repaid with interest, and those funds would go to the SDCOE.

We will continue to update the community as we are able, and we thank you for your continued support of the Sweetwater Union High School District.


Budget Update – 06.03.2019


Budget Update – 03.19.2019

Budget FAQ’s for Students

Over the past few months we have received a lot of questions from students, including our Student Board representative about the Sweetwater Union High School District’s budget and any impact that our budget solutions might have on students. We attended three meetings with the SUHSD High School ASB Presidents who shared their ideas on “topics students want to know” and these are some of the questions they had, along with the responses to those questions.

Will programs such as tutoring, credit recovery, etc. (academic interventions) still be offered at school sites?

Yes. At several schools that receive Title I funds (funding from the federal government for lower socioeconomic status students), there should be no change to the academic intervention programs being offered. At some schools that do not receive Title I dollars you may see some shifts in how interventions are offered, but the intent is still to provide students with the support that they need.

It is important to note that school sites across the district are able to adjust their programs as they see most appropriate to meet student needs. Therefore, the programs that one school might offer do not necessarily mirror what another school offers. If you have questions about this, please do not hesitate to contact your site principal.

Will Summer School be offered in 2019/20?

After trying a new format for summer school over the past few years, we have decided to go back to our previous structure of having three regional sites that will host summer school for the students in that region. Each of these sites will offer a full complement of credit recovery core courses, APEX, Health for acceleration, and several dual-enrollment college course. The final plan details are still being worked out and will be shared with the community when it is completed.

Will activities such as prom, grad night and others be cancelled?

No. Funding for these events comes from separate revenue sources and are not being affected by the budget situation.

Will budgetary issues impact graduation ceremonies and other end-of-the-year events?

Graduation ceremonies and other events (such as awards nights, etc.) will continue as planned.

Are any athletic programs being eliminated?

No. We are very proud of the athletic traditions in Sweetwater Schools and will continue to support our student athletes across all competitive sports.

Is transportation being eliminated from home to school?

No. The district is looking at ways to be more efficient in how we offer transportation and working with school sites on how to minimize costs and resources while still taking advantage of the current fleet we have.

Is transportation being eliminated for Athletics?

No. The district takes pride in being one of the few districts in the county to provide transportation for athletic events, however the district is looking at ways to be more efficient in how we offer transportation for athletics.

Will Visual and Performing Arts (VAPA) still be offered?

Yes. The Sweetwater District Board of Trustees recognizes the value in visual and performing arts. The Board continues to believe that a comprehensive arts education program will be an integral part of the core curriculum offered to all students in the Sweetwater District.

Will Career Technical Education (CTE) classes be offered?

Yes, they will be offered. CTE courses at each school site should be determined by school administration taking into account student requests for courses.

Will Assistant Principals be cut at school sites?

Assistant Principals will be in place at all campuses. Due to both declining enrollment and budget constraints, a committee composed of principals, assistant principals, and district staff are developing an equity-based resource allocation that will be used in determining any changes if that is necessary. The safety of our students and staff is a priority in our decision-making process.

How will staff retirements impact students?

For the 2019-2020 school year we expect to start the year with the appropriately credentialed or qualified staff in place for all needed positions.

Will APEX be offered to students for credit recovery?

Yes. APEX will be made available to students in the same way as it has been in previous years.

Informe sobre el presupuesto – 13 de marzo de 2019

Mensaje del superintendente – Junta de la Mesa Directiva del distrito del 11 de marzo de 2019

Esta noche, la Dra. Salkeld, nuestra jefa de finanzas, y yo compartiremos el Plan de Estabilización Fiscal, que realmente es nuestro plan de recuperación para lograr la solvencia fiscal. La Dra. Salkeld también informará sobre nuestro segundo presupuesto interino. Como hemos mencionado en numerosas ocasiones a  muchos grupos, los informes de presupuesto siempre son un “punto en el tiempo” basado en la mejor información que tenemos en ese momento. Con cada informe provisional, se ajusta el presupuesto para tener en cuenta los gastos e ingresos reales desde julio de 2018 hasta la fecha del informe provisional. Si revisaron la orden del día, habrán notado que nuestro déficit presupuestario para el ciclo escolar en curso 2018-2019 ha disminuido más de la mitad de $ 10.5 millones a $ 4.9 millones, que constituye el 1% de nuestro presupuesto, y el déficit proyectado para el ciclo escolar 2019-2020 también ha disminuido significativamente poco menos de la mitad de $ 42.4 millones a $ 22.5 millones, que constituye el 4.5% de nuestro presupuesto. Lo anterior ocurrió debido a las soluciones presupuestarias que estamos implementando ahora y que hemos implementado desde octubre de 2018. Primero, permítanme mencionar, que ante todo, identificamos soluciones presupuestarias que tendrían el menor impacto en el alumnado y el aula. Específicamente, la solución presupuestaria a la que me refiero a partir de octubre es el Plan complementario de jubilación temprana, también conocido como el SERP. Agradecemos a la Mesa Directiva del distrito que autorizó que siguiéramos adelante con el SERP a mediados de año, lo cual es muy inusual; agradecemos a nuestros sindicatos laborales que aceptaron presentar el plan a sus miembros; y agradecemos a nuestro personal que trabaja para garantizar que lo implementemos bien. El solo hecho de ofrecer un incentivo de jubilación temprana no garantiza una implementación eficaz. Sin embargo, emplear un incentivo de jubilación temprana, especialmente un incentivo que se ofrece a mediados del año, puede ayudar a calcular el tamaño adecuado de un distrito que ha sufrido una disminución en la cantidad de alumnos matriculados sin recurrir a despidos. El incentivo de jubilación temprana permite que el personal que se encuentra en el extremo superior de la tabla salarial se jubile de manera voluntaria en vez de despedir al personal que se encuentra en el extremo inferior de la tabla salarial. Contamos con un poco más de 4,000 empleados y para junio de 2019, 332 o aproximadamente el 8% de los empleados de Sweetwater habrán aprovechado el SERP. Si tuviéramos que despedir personal, habríamos tenido que despedir a más de 400 de los empleados nuevos para obtener los mismos ahorros en costos que el personal con más años de servicio que se jubiló.

¿Cómo nos ayuda lo antes mencionado para avanzar en el 2019-2020? Escuchará en el segundo informe parcial de esta noche que se prevé que disminuya la cantidad de inscripciones en los próximos dos años. A medida que implementamos estratégicamente el impacto del SERP, nos permitirá ajustar el tamaño de nuestro personal en función de la cantidad de alumnos inscritos mediante el Comité de Control de Puestos que hemos implementado con el fin de garantizar que todas los puestos nuevos o vacantes se incluyan en nuestro presupuesto antes de contratar a una persona nueva o llenar el puesto vacante.

Posiblemente también se enteraron que enviamos notificaciones de posibles despidos a algunos miembros de nuestro equipo administrativo, incluyendo a todos los subdirectores. Dicha acción se tomó por dos razones: 1) El Código de

Educación establece como requisito que para reasignar a un miembro certificado del personal a un puesto distinto, se le debe notificar antes del 15 de marzo; 2) dado que dicho proceso lleva tiempo para informar al personal y completar el papeleo, y como las soluciones presupuestarias aún no habían sido aprobadas por la Mesa Directiva del distrito, debíamos actuar con bastante cautela al tomar dicha acción. No se han tomado decisiones finales. De hecho, si surgiera la necesidad de reducir cualquiera de los puestos de subdirectores, contamos con un grupo de trabajo de directores y subdirectores que actualmente están desarrollando una fórmula de asignación de recursos basada en equidad que se empleará como guía para tomar esas decisiones. Durante el presente año presupuestario, nuestra intención con todos los empleados (maestros, consejeros, personal clasificado, y administrativo) es ajustar el tamaño de nuestro distrito utilizando el SERP y otras soluciones presupuestarias; no despidos. Dicho enfoque ha sido respaldado por la Mesa Directiva del distrito y estamos agradecidos con nuestros sindicatos laborales por colaborar con nosotros en esta solución presupuestaria en específico. Muy a menudo, los distritos escolares dependen de los despidos de personal para generar ahorros. Nuestras creencias y nuestra cultura no considera que esa sea la mejor solución y, si se propone, es sólo como último recurso. Como encontrará en la información que se compartirá esta noche, el SERP ha generado una gran cantidad de ahorros para el distrito que han dado como resultado casi $ 6.5 millones sólo para el presupuesto del año en curso, un número mucho mayor al que habíamos anticipado debido al número real de empleados que aprovecharon el SERP.

Reducir el tamaño del distrito al tamaño correcto también ha generado un aumento en nuestro flujo general de efectivo y una disminución de más de $ 2 millones por mes en nuestra nómina desde diciembre.

Esta noche compartiremos que hemos dado pasos positivos importantes para disminuir pedir prestado de nuestros fondos internos. En la primera presentación parcial de diciembre, hubo un saldo potencial de aproximadamente $ 42 millones en préstamos del Fondo 49. Cabe recordar que el Fondo 49 son nuestros fondos de Mello Roos. Desde enero de 2019, no ha habido préstamos entre fondos y estamos programados para reducir el saldo de los $ 42 millones proyectados a aproximadamente $ 8 millones para junio. De acuerdo a la proyección de los ahorros en general, anticipamos que la cantidad de $ 8M podría ser incluso menor en nuestro presupuesto final adoptado a fines de junio.

Como compartí en la última junta de la Mesa Directiva, abordar nuestra angustia fiscal se compara más con una carrera de larga distancia que con una carrera de velocidad. Hemos sido persistentes en nuestro trabajo y en encontrar soluciones viables que tengan el menor impacto para los alumnos y en el aula; y, confiamos en que al final de este año escolar, presentaremos un presupuesto balanceado a la Mesa Directiva del distrito y a la comunidad de Sweetwater. Hay muchas lecciones que aprender; y siendo una institución educativa, el aprendizaje es importante. Durante los momentos difíciles, queremos demostrar a los alumnos, al personal y a la comunidad que, sin importar los desafíos, trabajaremos en colaboración para llegar a soluciones exitosas. De acuerdo a Maya Angelou, “Podemos enfrentarnos a muchas derrotas (en la vida). Pero no debemos ser derrotados”. El Distrito de Sweetwater avanza unido porque somos más fuertes que la tormenta.

 

2do. Informe presupuestario parcial ciclo escolar 2018-2019.


Budget Update – 03.13.2019

Superintendent Message – Board Meeting March 11, 2019


Budget Update – 03.04.2019

On Saturday, March 2, 2019, the Board of Trustees of the Sweetwater Union High School District met in a special closed-session meeting to consider reorganizations and reductions impacting management employees. The Trustees reported out that notices will be sent to 87 Management Employees.

Pursuant to California Education Code, affected management employees will be receiving a mandatory notification by March 15, 2019, that they may be released or reassigned from their position for the following school year. The Sweetwater Union High School District, in consultation with the San Diego County Office of Education, is considering these actions as a strategic and proactive avenue towards ensuring fiscal stability.

As we have recently seen across the State of California, school districts are continuing to face challenges related to school finance and budgeting. Within this context, we know that these actions may have a significant impact. It is our intent to keep reductions away from the classroom and from programs that directly impact students. On March 11, the district will present the complete fiscal recovery plan to the Board of Trustees.

We thank the entire Sweetwater Union High School District community for their support and for ensuring that we continue our focus on Putting Students First.

Informe sobre el presupuesto – 4 de marzo de 2019

El sábado 2  de marzo de 2019, los miembros de la mesa directiva del distrito Sweetwater Union High School District se reunieron en una junta extraordinaria a puerta cerrada para considerar las reestructuraciones y recortes que afectan a los empleados administrativos. Los miembros de la mesa directiva del distrito informaron que se enviarán notificaciones a 87 empleados de la administración.

Conforme al Código de Educación de California, los empleados administrativos afectados recibirán la notificación obligatoria el 15 de marzo de 2019 a más tardar, informándoles que serán liberados de su cargo o reasignados para el próximo ciclo escolar. El distrito Sweetwater Union High School District, en consulta con la Oficina de Educación del Condado de San Diego, está considerando dichas acciones como una vía estratégica y proactiva para garantizar la estabilidad fiscal.

Como hemos observado recientemente en todo el estado de California, los distritos escolares siguen enfrentando desafíos relacionados a las finanzas y al presupuesto escolar. En este contexto, sabemos que estas acciones pueden tener un impacto importante. Nuestra intención es mantener los recortes fuera del aula y de los programas que afectan directamente al alumno. El 11 de marzo, el distrito presentará el plan de recuperación fiscal completo a la Mesa Directiva del distrito.

Agradecemos a toda la comunidad del distrito Sweetwater Union High School District por su apoyo y por garantizar que sigamos con nuestro enfoque de Poner a los alumnos primero.

Gracias


Budget Update – 02.27.2019

Statement From Board Of Trustees

The Trustees of the Sweetwater Union High School District understand that there is significant interest in the community, and for many frustration, confusion and anger, about our current financial situation, and what got us here.

We, as a Board, are resolved to ensuring we get to the bottom of this situation and to bring those responsible for getting us into the situation to account. Our community deserves nothing less than a true understanding of exactly what has occurred, and it is our intent to provide that understanding. However, it is also important to let the reviews occur to completion, without jumping to preliminary conclusions or denying due process.

At this time, we are participating in and fully-cooperating with multiple inquiries, audits and reviews and as a result, we are implementing steps to reform and restructure the district’s financial systems and will continue to take action as reviews are finalized. When these reviews are completed, it is our commitment to and we will exercise our responsibility to the community, as trustees, to act within our jurisdiction to hold accountable any persons responsible within the scope of our authority.

En Español:
Los miembros de la mesa directiva del distrito Sweetwater Union High School District están conscientes que existe un gran interés por parte de la comunidad, y para muchos, frustración, confusión y coraje, debido a nuestra situación financiera actual y por lo que nos trajo hasta el punto en que estamos.

Nosotros, los miembros de la mesa directiva del distrito, estamos decididos a garantizar que lleguemos al fondo de esta situación y de hacer que las personas que nos metieron en esta situación se hagan responsables. Nuestra comunidad merece entender verdaderamente lo que ha ocurrido con exactitud, y nuestra intención es proporcionar esa claridad. Sin embargo, también es importante dejar que se realicen las revisiones, sin saltar a conclusiones prematuras o negar el debido proceso.

En este momento, estamos participando y cooperando plenamente con múltiples investigaciones, auditorías y revisiones, y como resultado, estamos implementando pasos para reformar y reestructurar los sistemas financieros del distrito y seguiremos tomando pasos a medida que se finalicen las revisiones. Cuando se terminen dichas revisiones, es nuestro compromiso y cumpliremos con nuestra responsabilidad hacia la comunidad como miembros de la mesa directiva del distrito, de actuar dentro de nuestra jurisdicción para responsabilizar a cualquier persona responsable dentro del alcance de nuestra autoridad.


Budget Update – 01.31.2019

Discussions with SDCOE Sept 4-19, Unaudited Actuals Sept 24, Budget Revision Oct 8, External Audit Oct 8-12, FCMAT Report Oct 17-19, Stakeholder Discussions / Negotiations Oct-Nov, First Interim Report Dec 10